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如何规划谈话时间和内容

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发表于 2011-10-12 14:35:36 | 显示全部楼层 |阅读模式
引言:相信别人潜力的积极信念是这种方法的基础,尽管它并不是对所有人都有用,但是使用了这种方法以后,它会在一半左右的人身上产生相当不错的效果。

   经常会有人来问我这样的问题:“我很想和别人真心实意地进行交谈,但我怎样才能克服各种交流的障碍呢?”“如果我发现对方根本不愿意听我说话,那我该怎么办?”“我怎样才能改变这个人的行为?”请允许我在这里为大家介绍压力谈话七步法这一点我已经在前面谈过了。这种方法的结构和顺序是非常明确的。考虑到在此之前你所有的其他努力都没起作用,能在最后让一半左右的人回心转意,这就已经证明这种方法是有价值的,值得你考虑一下。   
    规划谈话的时间、环境和开场   
   第一步是要考虑时间、环境和你打算如何展开这次谈话。你应该在谈话开始之前收集所有的相关资料。坐下来仔细地检查你自己做的笔记。只要你觉得是有用的、合适的,哪怕是很早以前的记录,都要把所有的这些资料拿到手。你最好向人事部门咨询,或是采取任何有用的方法来帮助你,以便确定自己要在谈话中说些什么。你没有掌握足够的资料?这种情况千万不能出现!一定要做这些资料的准备工作。      

  那么应该在什么时候和员工进行这次谈话呢?你应该尽量把见面安排在员工又一次出现违规行为之后。他上一次的不当行为可能发生在几个月以前,现在才来谈已经太迟了。所以你在做好准备后,还需要再等一等。一旦员工再次出了问题,就马上利用这个机会向他施加压力。让我们来给整个分析说明的过程举一个例子。假设有一个经常迟到或者旷工次数很多的员工,当他再一次迟到或者不来上班的时候,要尽量在当天或者第二天就把他叫到你面前。最好是在事情刚刚发生之后,就立即有所行动,这样员工才可能感到你的教训是那样的刻骨铭心。这是进行压力谈话的一个关键。

  
    第二步建议是要尽量把谈话安排在星期一、星期二或者星期三。不过要保证你能看到谈话之后职员的反应。如果你把谈话安排在了星期五,就一直到下个星期一,你都见不到这个员工,你无法知道他会有什么反应。而如果你把谈话安排在星期一,你就可以观察这个员工在星期二、星期三一直到星期五的表现。所以我希望把谈话安排在一个星期的前几天。 我同时建议要把会见安排在每天早晨或者是员工刚刚开始值班的时候,如果你把谈话安排在下午四点半他马上就要下班回家的时候,谈话结束之后,一直到第二天,你都不能知道他会做些什么。而如果你早上上班后的第一件事就是和这个员工谈话,或者是把谈话安排在上午早一些的时候,你就可以观察他下午的行动。从这个意义上来讲,你就像是在进行一次神经外科手术。和任何一个优秀的外科医生一样,手术之后,你也会在康复室外不停地踱步,观察你病人的情况,你不可能随便离开一个星期而不关心病人的病情。尽量把谈话安排在一天中早一些的时候,这样在谈话之后,你才有机会对员工进行跟踪观察。 这个谈话要安排在上午早一些时候进行的另一个原因是你很难估计谈话会持续多长时间。如果你在下午四点才开始谈话,而下班的时间是五点,那么,虽然到下班的时候谈话可能只进行了一半,但是不得不因为需要下班回家而半途而废了。如果一个病人正在手术台上接受手术,在手术进行到一半时,医生不可能说:“好了,下班的时间到了,就做到这吧,我要回家了。”一旦你开始了这个压力谈话,你就一直要把它进行完。


      谈话要在一个很隐秘的环境中进行。员工必须在非常严肃的谈话气氛中,全神贯注地聆听对话。如果你的办公室有窗户,那么就换一间没有窗户的房间。实在不行的话,就用纸把窗户遮起来。这次谈话不能被任何因素干扰。这就是说你需要安排一个人替你接电话,还需要安排一个人代为处理紧急情况。事实上,没有什么比完成这次谈话更重要的了。你可能还要事先告诉你的老板你要参加这次谈话。如果你觉得谈话可能一直持续到午饭时间,那在开始谈话之前,你就要告诉参加谈话的员工,让他明白这次谈话的时间将会一直持续到午饭时间之后。不要让他心存一丝幻想以为这是一次轻松的谈话。 说到这,也许有人会问:那么谈话究竟应该持续多长时间呢?这种谈话一般可以进行一个小时或者一个半小时。但我还是建议你在时间表上预留出三个小时的时间。要给自己充足的时间,因为谈话时间可能会超过事先的估计。而且,不要在谈话之前及之后再安排其他的活动。
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